Meeting et convention d’entreprise : Comment préparer la réussite d’un séminaire en virtuel ?

Une réunion est un moment privilégié pour échanger, communiquer, partager, créer du lien et du partage. Mais pour que cela soit possible, il faut préparer la réussite de votre séminaire.

Comment organiser une conférence virtuelle tout en vivant la distanciation sociale ?

L’organisation de conférences virtuelles est aujourd’hui essentielle pour tous les secteurs d’activité et permet d’établir des relations qui peuvent durer au-delà de la période de crise.

La distanciation sociale pendant la pandémie de coronavirus a limité les réunions en direct avec un grand nombre de personnes, entraînant non seulement un changement dans la vie sociale, à laquelle nous avons toujours été habitués, mais aussi l’annulation de nombreuses conférences parmi les plus importantes du monde.

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Cependant, de plus en plus d’entreprises organisent des conférences virtuelles pour rassembler les communautés malgré la crise actuelle. Microsoft tiendra par exemple sa conférence annuelle Build en mode virtuel avec une série de sessions en ligne en mai. L’une des premières conférences à avoir été annulée en février, la Game Developers Conference (GDC), a diffusé avec succès une semaine d’événements sur Twitch, la célèbre plateforme de streaming vidéo en direct.

Organiser une conférence virtuelle à une époque de distanciation sociale présente des défis logistiques, mais c’est tout à fait possible. De plus, pour certaines entreprises, l’organisation d’une conférence virtuelle pendant cette période peut représenter une véritable opportunité. Les industries sont à la recherche de soutien et de connexion, et le fait de fournir un forum de discussion et de croissance peut aider à construire des relations qui dureront bien au-delà de cette crise.

Si vous envisagez d’organiser une conférence virtuelle pour votre entreprise, voici huit conseils pour en faire un succès.

Huit stratégies pour organiser une conférence virtuelle

Il est clair que le type d’industrie et d’événement définit les meilleures pratiques pour l’organisation d’une conférence virtuelle. Toutefois, vous trouverez ci-dessous quelques considérations et stratégies générales à garder à l’esprit.

1. Choix d’un thème clair

Sans le soutien d’un lieu physique sur lequel s’appuyer, il peut être particulièrement difficile de placer les sessions de conférence virtuelle dans un contexte significatif. Un programme de sessions faiblement liées entre elles entraînera automatiquement la désorientation et la fatigue des participants. Pour qu’une conférence virtuelle ait un réel impact, il est nécessaire de relier toutes les sessions, cours et ateliers à un thème clair et global. Communiquez un concept fort, même par le biais d’un seul terme, et laissez ce sujet guider tous les aspects du programme de la conférence.

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2. Insérer une vidéo en direct

L’un des moyens les plus efficaces est la vidéo en direct. Dans la mesure du possible, encouragez les orateurs et les exposants à se connecter en direct avant ou après une présentation préenregistrée. La diffusion de contenu en direct favorise la perception du facteur humain indispensable dans des sessions qui pourraient autrement sembler impersonnelles. Elle rappelle également aux participants que, même si la conférence est virtuelle, des personnes réelles travaillent en coulisse.

3. Encourager l’interaction

Créez des occasions d’interagir avec les participants par le biais de sessions de questions-réponses en direct ou d’autres outils tels que des enquêtes, des activités ou même des quiz. N’oubliez pas que vous devrez essayer d’attirer l’attention des participants à tout moment. En invitant les spectateurs à participer plutôt qu’à rester passifs, vous pouvez intensifier l’engagement en créant du contenu supplémentaire.

Comment préparer la réussite d'un séminaire en virtuel ?

Essayez d’inviter les participants à vous envoyer des suggestions ou des questions avant les sessions, puis discutez de ce qui vous a été envoyé à la fin de la session. Les personnes qui posent des questions sont beaucoup plus susceptibles de rester connectées pour entendre les réponses.

4. Répétitions en cours

Avec autant de possibilités d’échec, il est presque certain que vous serez confronté à des problèmes techniques lors de l’organisation d’une conférence virtuelle. Dans la mesure du possible, demandez à vos intervenants de répéter leurs présentations à l’avance. Ne partez pas du principe que vos invités sont férus de technologie. Tester les équipements et les vitesses de connexion et identifier les solutions et les systèmes de secours en cas de problèmes.

5. Promouvoir la simplicité

Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas organiser une conférence en personne que vous devez recréer méticuleusement tout l’événement virtuellement. Réfléchissez aux aspects qui peuvent être réduits à l’essentiel.

simplicité

Certaines sessions, par exemple, peuvent consister en une simple diffusion vidéo sur Facebook Live. Pourriez-vous transformer une présentation en une histoire sur Instagram ou même en une discussion sur Twitter ? Plus il est facile pour les participants de se mettre au diapason du contenu, plus vous avez de chances de les intéresser et de retenir leur attention.

6. Encourager le travail en réseau

La distance sociale rend plus difficile la vie sociale, mais cela ne signifie pas qu’une conférence virtuelle ne peut pas offrir les mêmes possibilités de mise en réseau qu’un événement en personne. Les plateformes d’organisation de réunions et de webinaires telles que Zoom disposent de fonctions de chat, qui vous permettent de discuter avec les autres participants pendant les sessions et vous donnent la possibilité de communiquer avec chaque participant individuellement dans le cadre de conversations en tête-à-tête. Maîtrisez l’utilisation de ces outils et vous constaterez que les conférences virtuelles peuvent être tout aussi efficaces que les événements en direct pour rassembler les gens.

7. Organiser des salons virtuels avec les médias sociaux

Lors d’une conférence virtuelle, les sites de médias sociaux tels que Twitter, Facebook et Instagram sont les endroits où les conversations entre les participants sont les plus susceptibles d’avoir lieu. Vous pouvez stimuler cette tendance et créer une atmosphère de partage avec un hashtag. Demandez aux conférenciers et aux exposants d’encourager les participants à l’utiliser.

8. Considérer les environnements

Contactez les intervenants à l’avance pour discuter de l’endroit où ils pourraient diffuser ou filmer les sessions. Si nécessaire, fournissez du matériel pour créer des environnements d’apparence professionnelle qui soient cohérents avec le reste du programme de la conférence.

Il est probable que les exposants ne disposent pas d’un environnement professionnel dans leur appartement, mais avec un microphone USB adapté, une caméra vidéo externe et une toile de fond simple, ils peuvent être en mesure de mener une session intéressante et animée.

Plateformes de conférence virtuelle

En fonction de la complexité et du format de votre conférence, il existe un certain nombre d’outils de conférence virtuelle et de logiciels disponibles pour vous aider à organiser et à gérer un événement réussi.

Pour les projets de plus grande envergure, vous pouvez envisager l’utilisation d’une plateforme de webinaire complète telle que ON24 ou vConference, qui offrent toutes deux une suite d’outils puissants conçus pour contrôler l’engagement des participants. Evia, le célèbre coordinateur d’événements virtuels, est une solution complète pour l’organisation de conférences en ligne. Il peut prendre en charge la diffusion en direct, la vidéo à la demande et les ressources de session telles que les documents d’information des participants.

Les plateformes de vidéoconférence telles que Zoom sont idéales pour les sessions plus petites et plus directes, tandis que les solutions gratuites telles que YouTube et Facebook Live permettent d’atteindre votre public cible en appuyant sur un bouton.

Les avantages de l’organisation d’une conférence virtuelle en cas de distanciation sociale

En tant qu’organisateur, la perspective de planifier une conférence virtuelle, surtout si elle est organisée à la dernière minute, peut sembler fatigante au début. Cependant, même si les gens ne sont pas en mesure d’y assister physiquement, il y a toujours de nombreux avantages à déplacer votre événement en ligne plutôt que de l’annuler.

Créer de nouvelles relations

Une conférence virtuelle permet non seulement d’établir et de renforcer les relations entre les exposants, les orateurs et les participants, mais aussi de créer des partenariats précieux entre l’organisateur et les personnes qui l’assistent dans l’organisation et le déroulement de la conférence. Qu’il s’agisse du personnel de production et d’assistance ou des équipes de marketing, les liens que vous établissez profiteront à votre entreprise à bien des égards à l’avenir.

Créer de nouvelles relations

Établir une communauté industrielle

Pour de nombreux participants, en particulier ceux qui travaillent à distance ou comme indépendants, une conférence peut être un événement social important ainsi qu’une occasion de rencontre purement professionnelle. Une conférence virtuelle peut certainement revigorer cet aspect essentiel de la communauté industrielle, en rassemblant les gens à un moment où beaucoup se sentent isolés socialement, coupés de leur secteur et peut-être à la recherche d’un peu d’inspiration.

Constituer une collection de contenu vidéo en ligne

La plupart des plateformes de conférence virtuelle offrent la possibilité de rendre toutes les sessions disponibles à la demande pour les participants à la fin de la conférence. Cette fonction offre un large choix de contenus vidéo à envoyer à ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement en direct, mais constitue également une excellente ressource à utiliser pour les communications futures.

Que vous transfériez une conférence planifiée en ligne ou que vous lanciez une conférence virtuelle à partir de zéro, les outils disponibles pour réunir les professionnels de votre secteur permettent plus facilement que jamais de créer un événement réussi pour les participants et les exposants.

La distanciation sociale nous oblige à rester davantage à la maison de nos jours, mais en nous adaptant à une nouvelle normalité, nous pouvons essayer de rester connectés et productifs même en ces temps chargés.