La location d’une salle de réunion peut constituer une solution idéale pour toutes sortes de situations, que vous souhaitiez mener des entretiens, que vous deviez présenter un projet à de futurs investisseurs ou que vous soyez un indépendant à la recherche d’un lieu pour rencontrer vos nouveaux clients, entre autres utilisations pouvant être données à l’espace. Meeting Hagueneau vous propose dix conseils pour choisir la salle de réunion idéale et choisir le meilleur espace pour vos réunions ou événements.
Conseils et questions de base pour vous aider à choisir une salle de réunion ?
Où se trouve-t-elle ?
L’emplacement est souvent le facteur le plus important pour décider si une salle de réunion est adaptée et répond à vos besoins. Vous devez vous poser les questions suivantes : existe-t-il des transports publics ou un bon parking, est-il facile à trouver et est-il très important que personne ne se perde avant la réunion ?
Combien cela coûte-t-il ?
Le coût est un autre facteur important, surtout si vous n’avez besoin de louer que pour une heure, bien que la plupart des centres proposent des tarifs réduits pour une demi-journée ou une journée entière.
Est-il facile de réserver ?
Si un espace de travail ou une salle de réunion peut être réservé en ligne, cela permet d’organiser la réunion plus facilement et plus rapidement.
L’espace fournit-il du café/thé ou un service de restauration ?
Un autre aspect important est la présence de café, de thé, de pause-café ou d’options de restauration. Il est toujours bon de proposer à vos collègues ou à des investisseurs potentiels des rafraîchissements pendant la journée.
Zone de pause Premiers lieux de travail
L’espace dispose-t-il d’un réseau WIFI rapide et d’installations audiovisuelles ?
Ce point peut sembler évident, mais n’oubliez pas de vérifier si le WIFI et les équipements audiovisuels sont inclus dans le tarif.
La salle de réunion bénéficie-t-elle de la lumière naturelle ?
Il permet de réduire la fatigue oculaire et les autres désagréments qui peuvent perturber le déroulement de la réunion.
Est-elle assez grande ?
Vous devez vous assurer que la capacité maximale correspond à vos besoins avant de réserver.
Accessibilité.
Assurez-vous que tous les participants peuvent utiliser confortablement les toilettes et la salle.
Les Services supplémentaires.
Vérifiez si le centre propose des services de reprographie, d’organisation d’événements, de messagerie et d’autres services pour faciliter la gestion et l’organisation de la réunion.
Le nettoyage est-il inclus dans le prix ?
Tous les sites ne proposent pas un service de nettoyage inclus dans le tarif de location de la salle de réunion. Vous devez donc vérifier avant de réserver si ce service est inclus dans le tarif ou le devis du site.
Nous vous recommandons de vous assurer de ces points avant de réserver un espace, car de nombreuses questions semblent évidentes, mais tous les espaces de travail ne proposent pas les mêmes services inclus dans le tarif de location de leurs espaces de travail.
Bonjour je suis Eric Lefevre, le responsable des publications du site Meeting Hagueneau. Sur ce blog vous trouverez divers contenus portant sur l’entreprise et son management en général ainsi que les activités pour développer votre communication interne comme les séminaires.